Seit dem 1. Januar 2025 hat sich etwas Grundlegendes in der deutschen Rechnungsstellung verändert. Die E-Rechnungspflicht ist kein Zukunftsprojekt mehr – sie ist Gegenwart. Und wer als KMU-Inhaber noch auf Zeit spielt, riskiert nicht nur Probleme beim Vorsteuerabzug, sondern verpasst auch die Chance, den eigenen Buchführungsaufwand dauerhaft zu reduzieren.

In diesem Beitrag erkläre ich dir, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, welche Fristen 2026 und 2027 für dein Unternehmen relevant sind, welche Formate zugelassen sind – und was du Schritt für Schritt tun musst, damit du rechtzeitig auf der sicheren Seite bist.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Die häufigste Verwechslung: PDF ist keine E-Rechnung

Viele Unternehmer denken, sie stellen bereits E-Rechnungen aus, weil sie ihre Rechnungen als PDF per E-Mail verschicken. Das ist ein Irrtum, der teuer werden kann.

Ein PDF – egal ob es per E-Mail kommt oder auf einem Kundenportal bereitgestellt wird – gilt nach der seit 2025 geltenden gesetzlichen Definition als „sonstige Rechnung“. Es ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das bedeutet: Die Rechnungsdaten müssen in einem XML-Format übertragen werden, das eine Buchhaltungssoftware direkt einlesen und verarbeiten kann – ohne manuellen Eingriff.

Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der EN 16931 entsprechen:

XRechnung – ein reines XML-Format, das ursprünglich für die öffentliche Verwaltung (B2G) entwickelt wurde, aber auch im B2B-Bereich eingesetzt wird. Es gibt kein lesbares PDF – nur maschinenlesbare XML-Daten. Für Unternehmen ohne entsprechendes ERP-System zunächst ungewohnt.
ZUGFeRD – ein hybrides Format: Es kombiniert ein optisch lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Teil (Factur-X). Du kannst die Rechnung wie ein normales PDF öffnen und lesen; gleichzeitig kann deine Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten automatisch auslesen. ZUGFeRD 2.x (aktuell Version 2.3 und 2.4) ist seit 2024 vollständig EN-16931-konform.

Für die meisten KMU ist ZUGFeRD der praktischere Einstieg, weil es optisch einem normalen PDF ähnelt und der Übergang für Kunden und Lieferanten leichter fällt. Wichtig: Beide Formate sind gleichwertig und gesetzlich zulässig.

Der Stufenplan der E-Rechnungspflicht im B2B

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt: Empfangspflicht für alle

Seit dem 1. Januar 2025 bist du als inländisches Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das gilt für alle – unabhängig von Größe und Umsatz. Wenn ein Lieferant dir heute bereits eine ZUGFeRD-Rechnung schickt, handelt er gesetzeskonform. Und du musst diese annehmen, lesen, prüfen und GoBD-konform archivieren können.

Ein einfaches „Wir akzeptieren keine E-Rechnungen“ ist seit 2025 nicht mehr möglich. Wenn dein System keine E-Rechnungen verarbeiten kann, hast du bereits heute Handlungsbedarf.

Was 2026 noch gilt – Übergangsfrist für den Versand

Im Jahr 2026 darfst du als Rechnungssteller noch in der Übergangsfrist agieren: Bis zum 31. Dezember 2026 ist es erlaubt, B2B-Rechnungen weiterhin als Papierrechnung oder als einfaches PDF (mit Zustimmung des Empfängers) zu versenden. Die Versandpflicht für E-Rechnungen tritt noch nicht in Kraft.

Das klingt entspannend – aber Vorsicht: Die Zeit läuft. Wer jetzt nicht anfängt, seine Prozesse umzustellen, steht Ende 2026 unter erheblichem Druck. Softwareanbieter und Berater sind bereits gut ausgelastet.

Was 2027 bedeutet – Versandpflicht für große Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr (also: Umsatz 2026 > 800.000 €). Diese Unternehmen müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden – ohne Ausnahme.

Für Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

Ab 2028: Pflicht für alle – ausnahmslos

Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend – unabhängig von der Unternehmensgröße. Keine Ausnahmen mehr.

Ausnahmen bestehen weiterhin für: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte B2C-Umsätze.

Übersicht: Fristen auf einen Blick

Zeitraum	Regelung	Betrifft
Seit 01.01.2025	Empfang von E-Rechnungen muss möglich sein	Alle Unternehmen
Bis 31.12.2026	Papier/PDF noch erlaubt (Übergangsfrist)	Alle Unternehmen
Ab 01.01.2027	E-Rechnung Versandpflicht	Umsatz 2026 > 800.000 €
Ab 01.01.2028	Versandpflicht für alle B2B-Umsätze	Alle inländischen Unternehmen

Was du jetzt konkret tun musst – 5 Schritte

Schritt 1: Empfang technisch sicherstellen (bereits Pflicht seit 2025)

Prüfe zunächst, ob deine aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Die folgenden Lösungen unterstützen ZUGFeRD und XRechnung:

Lexoffice / Lexware – ZUGFeRD-Import und -Export, automatische Texterkennung
DATEV Unternehmen online – vollständige E-Rechnungs-Integration
sevDesk, FastBill, Billomat – für kleinere Unternehmen geeignet
SAP, Microsoft Dynamics, Sage – für größere KMU mit ERP-Systemen

Wenn deine Software keine E-Rechnungen verarbeiten kann: Das ist Handlungsbedarf jetzt – nicht 2027. Die Einrichtung und Einarbeitung kosten Zeit.

Schritt 2: GoBD-konformen Archivierungsprozess aufsetzen

E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und mindestens 10 Jahre abrufbar. Ein einfaches Ablegen im Windows-Explorer oder auf einem Desktop-Ordner reicht nicht aus.

Du benötigst ein Archivsystem, das diese Anforderungen erfüllt – das können cloudbasierte Funktionen deiner Buchhaltungssoftware sein oder ein spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem. Wichtig: Kein Beleg darf nachträglich verändert werden können.

Schritt 3: Versand-Prozess vorbereiten (bis Ende 2026)

Auch wenn die Versandpflicht für viele KMU erst 2027 oder 2028 greift: Nutze 2026 als Vorbereitungszeit. Kläre folgende Fragen:

Welche Software verwendest du für die Rechnungsstellung?
Kann diese Software ZUGFeRD- oder XRechnungen erstellen?
Welche deiner Kunden erwarten bereits heute E-Rechnungen?
Hast du Großkunden, die ab 2027 ausschließlich E-Rechnungen annehmen werden?
Wie soll die Übermittlung erfolgen – per E-Mail, Peppol-Netzwerk oder Kundenportal?

Schritt 4: Lieferanten und Kunden informieren

Kommuniziere aktiv mit deinem Netzwerk. Frage deine Lieferanten: „Kannst du uns bereits E-Rechnungen schicken?“ Und informiere deine Kunden, dass du E-Rechnungen empfangen kannst – und wie (z. B. an welche E-Mail-Adresse).

Besonders wichtig: Großkunden werden ab 2027 ihre Zulieferer aktiv auffordern, auf E-Rechnung umzustellen. Wer darauf vorbereitet ist, wirkt professionell und vermeidet kurzfristigen Stress.

Schritt 5: Team schulen und Prozesse dokumentieren

Ein technisch vorhandenes Feature nützt nichts, wenn die Abläufe im Alltag nicht funktionieren. Kläre:

Wer ist für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zuständig?
Wie werden eingehende E-Rechnungen von klassischen PDF-Rechnungen unterschieden?
Welcher Prozess gilt für fehlerhafte Rechnungen, die zurückgewiesen werden müssen?
Wie wird die Archivierung in der Praxis umgesetzt – und wer prüft die Vollständigkeit?

Häufige Fehler und Missverständnisse – und wie du sie vermeidest

„Wir sind zu klein, das betrifft uns nicht“

Falsch. Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für alle Unternehmen – auch für Einzelunternehmer mit 50.000 Euro Jahresumsatz. Die Versandpflicht trifft zwar große Unternehmen früher, aber 2028 musst auch du E-Rechnungen versenden, sofern du B2B-Umsätze hast.

„Unsere Software kann das schon – wir müssen nichts tun“

Möglicherweise kann deine Software E-Rechnungen empfangen. Aber: Ist der Prozess auch im Tagesgeschäft verankert? Wer öffnet eingehende E-Rechnungen? Wie werden sie archiviert? Ein technisch vorhandenes Feature, das im Alltag nicht genutzt wird, schützt dich nicht.

„Wir machen das kurz vor der Frist“

Das ist riskant. Erfahrungsgemäß entstehen bei Gesetzesfristen Engpässe bei Softwareanbietern und Beratern. Wer 2026 startet, hat Zeit für Tests, Schulungen und die Eingewöhnung des Teams. Wer erst Ende 2026 anfängt, kämpft gegen die Zeit – gemeinsam mit tausenden anderen KMU.

So kann dich ein professioneller Office Manager bei der Umstellung unterstützen

Die Umstellung auf E-Rechnung ist mehr als ein technisches Projekt – es ist auch ein Prozess- und Organisationsprojekt. Gerade für KMU ohne eigene Buchhaltungsabteilung ist externe Unterstützung oft der effizienteste Weg. Eine spezialisierte Office Managerin kann dabei folgendes übernehmen:

Analyse deiner aktuellen Rechnungsprozesse (ein- und ausgehend)
Auswahl und Einrichtung der passenden Software (z. B. Lexoffice mit ZUGFeRD-Setup)
Aufbau eines GoBD-konformen Archivierungsprozesses
Schulung deines Teams für den neuen Ablauf
Laufende Verarbeitung und Archivierung eingehender E-Rechnungen
Kommunikation mit deinen Lieferanten und Kunden zur Umstellung

Gerade für KMU ohne eigene IT- oder Finanzabteilung ist das Outsourcing dieser Aufgaben an eine Fachkraft oft günstiger, schneller und zuverlässiger als ein internes Projekt.

Checkliste: Bist du E-Rechnungs-ready?

Meine Buchhaltungssoftware kann ZUGFeRD und/oder XRechnung empfangen und verarbeiten
Eingehende E-Rechnungen werden GoBD-konform archiviert (10 Jahre, unveränderbar)
In meinem Team ist klar, wie eingehende E-Rechnungen zu bearbeiten sind
Ich weiß, ob und welche meiner Kunden ab 2027 E-Rechnungen von mir erwarten
Meine Rechnungsstellungssoftware kann ZUGFeRD oder XRechnung erstellen
Ich kenne die für mein Unternehmen geltende Frist (2027 oder 2028)
Meine Lieferanten wissen, dass ich E-Rechnungen empfangen kann

Fazit: Jetzt handeln – nicht warten

Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Ärgernis – sie ist eine Chance, deine Rechnungsprozesse zu modernisieren und dauerhaft effizienter zu gestalten. Wer frühzeitig umstellt, spart langfristig Zeit und Kosten – und ist für die Zusammenarbeit mit größeren Geschäftspartnern bestens gerüstet.

Wenn du Unterstützung bei der Einrichtung deiner Buchhaltungssoftware für die E-Rechnungspflicht benötigst – sei es Lexoffice, DATEV oder eine andere Lösung – stehe ich dir gerne zur Seite. In meiner Online-Sprechstunde klären wir in einer Stunde gemeinsam, was du konkret umsetzen musst. Oder ich übernehme die komplette Einrichtung für dich.