Die Zeiten unzähliger Aktenordner und Papiere sind in vielen Betrieben vorbei. Im Zeitalter der Digitalisierung hat sich die Büroführung verändert und läuft in immer mehr Betrieben (fast) komplett papierlos ab. Vielleicht bist auch du von der papierlosen Büroführung überzeugt, hast jedoch noch nicht den Einstieg in diese sinnvolle Umstellung gefunden. Unsere Tipps und Hinweise möchten dir hierbei helfen, um schneller zu einer modernen Arbeitslandschaft zu gelangen.
Welche Vorteile sprechen für das papierlose Büro?
Im digitalen Zeitalter ist die Umstellung auf ein papierloses Büromanagement alternativlos. Es wird kein Unternehmen geben, das langfristig bei seinen vertrauten Wegen der Büroführung mit vielen ausgedruckten Dokumenten und Papieren bleibt. Hast du die Umstellung einmal gemeistert, nutzt du eine Vielzahl von Vorteilen aus. Zu den wichtigsten gehören:
– Du lebst eine nachhaltige Büroführung aus, da du Papier- und Druckkosten einsparst.
– Du kannst produktiver arbeiten, da der Zugriff auf viele Dokumente einfacher gelingt.
– Mit der zentralen Ablage in einer Cloud sind deine Dokumente überall verfügbar.
– Du förderst die Mobilität der Büroführung, was gerade in Corona-Zeiten wichtig ist.
– Die Zusammenarbeit einzelner Personen oder Teams wird erheblich erleichtert.
Die Liste an Vorteilen könnte noch beliebig fortgesetzt werden. Einfach gesagt: Dein Arbeiten im papierlosen Büro wird schneller, effektiver und kostengünstiger. Weshalb viele Firmen und Büros weiterhin mit der Umstellung zögern? Ein großer Aufwand und die Gewöhnung an völlig neue Abläufe wird gefürchtet. Diese kannst du dir mit einigen Tipps und Hinweisen jedoch erheblich erleichtern.
Kluge Organisation im ersten Schritt unverzichtbar
Sofern du den Wunsch zur Veränderung hast und ein digitales Büro einführen willst, solltest du im ersten Schritt eine kluge Organisation einleiten. Hierzu gehört, den Status Quo zu ermitteln. Teile deines Betriebs werden schon digital ablaufen, beispielsweise im Rahmen eines zeitgemäßen E-Mail-Managements. Schaue deshalb, wo überhaupt noch Papier und klassische Dokumente zum Einsatz kommen und welche Ziele du bei der digitalen Büroführung anstrebst.
Zu funktionierenden Abläufen deines zukünftigen Büros gehören die richtigen Tools. Dies kennst du vom E-Mail-Management her, bei dem du mit Sicherheit auf einen modernen und facettenreichen E-Mail-Client vertraust. Informiere dich vor der Umstellung des Büros umfassend, welche Anwendungen und Apps dir weiterhelfen und ob diese in ihren Funktionen den Ansprüchen deines Büros genügen.
Moderne Cloud-Lösungen für zentralen Datenzugriff
Das Herzstück der digitalen Bürolösung sollte eine Cloud werden. Dies ist der zentrale und digitale Speicherplatz für Dokumente aller Art, den du und deine Mitarbeiter überall und jederzeit aufrufen können. Dies kann vom klassischen PC oder Laptop, genauso wie vom Smartphone aus erfolgen.
Cloud-Lösungen gibt es viele, kostenlos wie kommerziell. Deine ausgewählte Cloud sollte bedarfsgerecht sein, eine einfache Vergabe von Nutzungsrechten ermöglichen und natürlich den Sicherheitsstandards der DSGVO entsprechen. Ein Einstieg mit Programmen wie Dropbox dürfte für kleine Büros bereits ausreichend sein. Bei wachsenden Ansprüchen ergibt es Sinn, einen eigenen Cloud-Server aufzusetzen oder anzumieten.
Digitales Büro und Dokumentenerfassung
Natürlich gibt es auch im digitalen Bürowesen Dokumente, die in Papierform vorliegen. So werden du und deine Mitarbeiter mit ausgedruckten Rechnungen von Lieferanten und Kunden umgehen müssen. Um diese in digitaler Form zu verwalten, ist ein Dokumentenscanner notwendig. Je nach Bedarf kann es ausreichen, sich eine entsprechende App auf dem Smartphone zu installieren und die Dokumente abzufotografieren.
Bei einem großen Unternehmen mit einer Vielzahl von Dokumenten solltest du in einen speziellen Scanner investieren. Dieser verfügt anders als deine Handy-Kamera über viele technische Extras, die eine kluge Verwaltung der eingescannten Dokumente erlaubt. Die Einbindung ins WLAN-Netzwerk solcher Geräte ist natürlich möglich und erleichtert den Einsatz zusätzlich.
Weitere praktische Tipps für dein digitales Büro
- Informationen und Dokumente digital aufzurufen, setzt eine kluge Anordnung voraus. Erstelle deshalb in der Cloud oder den genutzten Anwendungen eine Ordnerstruktur, die intuitiv verständlich ist und einfach von dir und deinen Mitarbeitern beherrscht wird.
- Gewöhne dich daran, viele Dokumente gar nicht erst in Papierform anzulegen, um sie anschließend zu scannen. Für Tablets, Laptops und Smartphones gibt es clevere Programme vom Notizblock bis zum Organisationstool, die direkt in digitale Form vorliegen.
- Schaffe ein klares Bewusstsein für die Digitalisierung bei deinen Mitarbeitern und lebe diese selbst konsequent aus. Eine kurze Phase der Eingewöhnung ist jedem Büro erlaubt, trotzdem solltest du eine klare Linie in der Büroführung verfolgen.
- Nimm eventuell eine Schulung in Anspruch, um deine Mitarbeiter in die verwendeten Anwendungen einzuarbeiten. Hier bieten viele Experten einen hausinternen Service, der den Einstieg wesentlich erleichtert und viele Hemmschwellen nimmt.
Nicht zuletzt durch die Entwicklungen der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie wichtig mobiles Arbeiten für Firmen ist. Ein papierloses Büro ist ein Büro ohne Ortsbindung, das von dir und deinen Mitarbeitern auch bequem von zu Hause aus genutzt werden kann. Gerade jetzt ist es sinnvoller denn je, über die Umstellung auf eine digitale Büroführung ohne unnötigen Papierkram nachzudenken. Bei uns erhältst du regelmäßig viele wertvolle Tipps, wie die moderne Büroorganisation gelingt und du mit digitalen Lösungen eine effektive Arbeitsumgebung gestaltest.
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