Über die letzten Jahre ist das „Lean-Management“ zum Schlagwort der Betriebswirtschaft geworden. Das für alle Branchen und Abteilungen übergreifende Konzept lässt sich auch in der Büroführung und -Organisation anwenden und sorgt für beschleunigte und effektivere Prozesse. Doch was genau zeichnet ein Lean Office aus und welches Konzept steckt hinter dem Ansatz? Im Folgenden erwarten dich die wichtigsten Informationen zu diesem Thema.
Was zeichnet das moderne Lean Office aus?
Ins Deutsche übersetzt bedeutet der Begriff einfach „schlanke Büroführung“. Hierbei stellst du dir vielleicht einen zeitgemäßen, digitalen Arbeitsplatz vor, der ohne viel Papierkram und Formalitäten auskommt. Dies ist jedoch nur ein Teil des Lean-Managements, um deine Produktivität am Arbeitsplatz im Büroumfeld zu steigern.
Stärker als die Gestaltung einzelner Arbeitsplätze steht die effektive Zusammenarbeit von Teams im Büroumfeld im Vordergrund. Es bringt dir schließlich nichts, deine eigenen Arbeitsprozesse zu optimieren, wenn deine Mitarbeiter oder Mitglieder eines Projektteams auf herkömmliche und veraltete Arbeitsmethoden vertrauen. Ein Lean Office sorgt für gemeinsame Werte und schafft größere Flexibilität in deinem Büro.
Wesentliche Grundlagen des Lean Office
Oft wird das Thema Lean-Management durch eine Reihe von Grundprinzipien beschrieben, die Arbeitsprozesse beschreiben und optimieren sollen. Hierneben gibt es jedoch weitere, wichtige Grundlagen, die du bei der Umsetzung in deinem Office-Umfeld berücksichtigen solltest. Lasse dich auf jeden Fall von folgenden drei Grundsätzen leiten:
- Von klein nach groß
Das Konzept einer schlanken Büroführung sollte nicht binnen weniger Tage unternehmensweit durchgeführt werden. Um zu sehen, wie sich die Verschlankung einzelner Arbeitsabläufe konkret auswirkt, solltest du im kleinen Rahmen beginnen. Bringe beispielsweise eine neue Software zum E-Mail-Management oder der Organisation des Arbeitsplatzes zunächst bei einzelnen Mitarbeiter oder in einer Abteilung zum Einsatz.
Aus den Erkenntnissen, die du an diesen Arbeitsplätzen gewonnen hast, kannst du deine Konzepte des Lean-Office erweitern und schrittweise die Büroführung in deinem gesamten Betrieb umstellen. - Gleiche Zielsetzungen
Die Zusammenarbeit deiner Mitarbeiter in einem Projekt sorgt automatisch für eine Aufgabenverteilung. So unterschiedlich die einzelnen Arbeitsschritte pro Person auch sind, sollten alle Mitglieder eines Teams die gleichen Zielsetzungen anstreben. Diese solltest du deshalb im Vorfeld explizit abklären.
Dies bezieht sich nicht nur auf die inhaltliche Ebene. Einen einheitlichen Zeitrahmen zu schaffen, sorgt für Verlässlichkeit aller Gruppenmitglieder aufeinander. Schließlich möchtest du eine schlanke Büroführung erreichen, bei der sich jeder Mitarbeiter auf den anderen verlassen kann. - Einheitliche Methodik
Jeder Mensch tickt etwas anders und hat ein eigenes Gespür, welche Methoden und Arbeitsweisen zu einer Optimierung des Arbeitsplatzes beitragen. Wie die Erfahrung zeigt, sind viele dieser „gefühlten Optimierungen“ eher der Gewohnheit der jeweiligen Person zu verdanken. Umstellungen, so sinnvoll sie auch sind, werden als anstrengend empfunden und deshalb innerlich abgewertet.
Bei der Einrichtung eines Lean Office kommt es darauf an, dass du über diese „Bequemlichkeiten“ der Mitarbeiter hinweg entscheidest. Das Ziel muss ein, alle Mitarbeiter eines Projekts oder deines Unternehmens mit den gleichen Software-Lösungen und Methoden zu arbeiten. Dies kann bedeuten, dass die Arbeitseffizienz einzelne Mitarbeiter in der Umstellungsphase leidet. Langfristig sind alle Büromitglieder jedoch auf dem gleichen Stand, was die Erledigung aller anfallenden Arbeiten wesentlich beschleunigt.
Lean Office: Ein Grundstein des modernen Büro-Managements
Für viele Unternehmen ist das Konzept des Lean-Office sehr abstrakt und theoretisch. Vielleicht möchtest auch du auf eine schlanke Büroführung umstellen und bist unsicher, wie sich diese genau in deinem Betrieb umsetzen lässt. Das Konzept des Lean Managements ist bewusst weit und allgemein gefasst, so dass im Einzelfall auf die Art der Umsetzung geschaut werden muss.
Wenn du hierzu Fragen hast oder dir konkrete Anregungen wünschst, bist du bei Sabrinas Office richtig. Wir sind vom Konzept des Lean Office überzeugt und geben dir gerne konkrete Impulse für die Implementierung. Komm einfach auf uns zu, um mehr über Theorie und Umsetzung zu erfahren!
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