Das sind die Vorteile
Im Jahre 2023 haben viele Unternehmen bereits digitale Prozesse im Rechnungswesen implementiert. Schaut man sich jedoch den aktuellen Stand an, dann sieht man, dass dies keinesfalls die Regel ist. Der Stand ist noch sehr unterschiedlich, da viele Unternehmen noch immer auf manuelle Prozesse setzen. Dabei gibt es zahlreiche Vorteile bei der Nutzung von digitalen Prozessen im Rechnungswesen. Diese werden im nachfolgenden Text genauer betrachtet.
Effizienz und Zeitersparnis durch Digitalisierung
Ein großer Vorteil von digitalem Rechnungswesen ist die Effizienz. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Prozesse automatisiert werden, die sonst manuell von Mitarbeitern immer und immer wieder durchgeführt werden müssen. Das führt zu einer erheblichen Zeitersparnis. So können etwa digitale Rechnungen schneller verarbeitet und genehmigt werden, was letztlich zu einer beschleunigten Zahlung führt. Auch lassen sich die Rechnungen direkt online verschicken und bezahlen. Man bekommt also schneller das Geld vom Kunden. Ferner wird durch die Digitalisierung die manuelle Datenerfassung vermieden, was sowohl Zeit als auch Kosten spart.
Transparenz und Fehlervermeidung mit dem digitalen Rechnungswesen
Durch die Digitalisierung von Rechnungen wird weiterhin die Transparenz erhöht. Jede Rechnung kann zentral erfasst werden, was den Überblick über offene und beglichene Rechnungen erleichtert. Zudem können Fehler vermieden werden, da eine automatische Prüfung auf formale und inhaltliche Richtigkeit stattfindet. Außerdem lassen sich Rechnungen klonen und kopieren und selbst bereits versandte Dokumente können im Nachhinein nach Rücksprache mit dem Kunden noch verändert werden. Ferner lassen sich mit wenigen Klicks Angebote und Kostenvoranschläge in Rechnungen umwandeln und auch wiederkehrende Buchungen und automatische Zahlungen können auf diesem Wege automatisiert werden, was das Risiko von Fehlern minimiert.
Flexibilität und Mobilität
Durch den Einsatz von Cloud-Lösungen wird das digitale Rechnungswesen nicht nur transparenter, sondern auch flexibler und mobiler. Rechnungen können von überall und zu jeder Zeit eingesehen werden, was den Arbeitsablauf und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. So kann etwa der Chef der Buchhaltung von zu Hause aus eine Rechnung einsehen und genehmigen und der Geschäftsführer, der sich zu einem Meeting in einer anderen Stadt befindet, kann sein ok geben. Ein weiteres Plus ist, dass digitale Rechnungen schnell und einfach an Geschäftspartner und Kunden gesendet werden. Alles in kürzester Zeit und von jedem Ort der Welt.
Die Nachteile des digitalisierten Rechnungswesens
Wie mit allen Produkten, gibt es allerdings auch einige Nachteile, die das digitale Rechnungswesen mit sich bringt. So können unter anderem Datenschutzprobleme auftreten, wenn die Daten nicht ausreichend gesichert sind. Zudem müssen für die Software entsprechende Berechtigungen erstellt werden, damit Mitarbeiter nicht unbefugt Rechnungen erstellen oder Transaktionen durchführen können. Ferner kann die Einführung einer neuen Software im Unternehmen natürlich eine Herausforderung darstellen und erfordert oft eine Schulung der Mitarbeiter, die meist über keine oder nur wenig Erfahrung mit dem digitalisierten Rechnungswesen verfügen.
Dennoch ist es schnell ersichtlich, dass die Vorteile des digitalisierten Rechnungswesens die Nachteile überwiegen. Mitarbeiter müssen in der Regel ohnehin in diversen Bereichen geschult werden und die Datensicherheit ist für alle Unternehmen heute bereits ein wichtiges Thema. Hinzu kommt, dass die Implementierung des digitalisierten Rechnungswesens ein langfristiger und zukunftsweisender Schritt ist, der sich für die nächsten Jahrzehnte positiv auf das Unternehmen auswirkt und daher die Mühe wert ist.
Der Blick in die Zukunft
Trotz der genannten Nachteile wird das digitale Rechnungswesen immer mehr an Bedeutung gewinnen. Die Vorteile von Effizienz, Zeitersparnis, Transparenz, Fehlervermeidung, Flexibilität und Mobilität sind einfach zu groß, um sie zu ignorieren. Ferner leben wir bereits seit Jahren in einem digitalen Zeitalter, in dem immer mehr Aufgaben automatisiert und immer mehr Bereiche digitalisiert werden. Das Rechnungswesen ist keine Ausnahme und zudem ein Bereich, in dem die Digitalisierung viel Gutes bewirken kann. Wer sich jetzt mit dem Thema auseinandersetzt, wird in Zukunft wettbewerbsfähiger sein und von den Vorteilen profitieren. Überdies machen Unternehmer, die die Umstellung auf das digitalisierte Rechnungswesen wagen, ihren Betrieb fit für die Zukunft. Der Umstieg ist unvermeidbar, es ist nur eine Frage der Zeit. Je eher er also erfolgt, umso besser.
Zusammenfassung und Fazit
Das digitale Rechnungswesen bringt zahlreiche Vorteile bei nur wenigen Nachteilen. Wer sein Unternehmen fit für die Zukunft machen möchte, der kommt nicht um den Umstieg herum. Hilfreiche Literatur für den Umstieg bietet der Branchenexperte Haufe.