Die
Ablage
Büroservice und virtuelle Assistenz
Deine neue Geheimwaffe für effizientes und kompetentes
Office Management
Die
Ich glaube, jeder kennt das Problem. Briefe, Dokumente, oder Verträge stapeln sich auf unseren Schreibtischen.
Spätestens wenn das Chaos regiert, sollten wir aber handeln.
Inhaltsverzeichnis
Unterlagen sortieren
Arbeitest du wie ich von Zuhause aus solltest du unbedingt darauf achten, deine privaten Unterlagen von deinen Geschäftsunterlagen zu trennen.
Wenn du deine Papiere einmal durchgehst, wirst du feststellen, dass zu du viel zu viel aufgehoben hast. Hab also den Mut, nicht mehr benötigte Dokumente wegzuwerfen!
Es macht wenig Sinn, die Geburtsurkunde hinter die letzte Wasserrechnung zu heften. Statt nach Datum oder nach Alphabet zu sortieren, macht es also viel mehr Sinn, Kategorien anzulegen.
Beim Aussortieren und neu Ordnen sind auch die Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese unterscheiden sich bei privaten und geschäftlichen Dokumenten und sollten vorher nachgelesen werden.
Geht es um die digitale Ablage wird genauso vorgegangen. Dokumente, die nicht benötigt werden, können gelöscht werden.
Für Dokumente die aufbewahrt werden sollen, werden entsprechende Ordner angelegt und nach Jahreszahl und Kategorie abgelegt.
Wenn du deine Papiere einmal durchgehst, wirst du feststellen, dass zu du viel zu viel aufgehoben hast. Hab also den Mut, nicht mehr benötigte Dokumente wegzuwerfen!
Es macht wenig Sinn, die Geburtsurkunde hinter die letzte Wasserrechnung zu heften. Statt nach Datum oder nach Alphabet zu sortieren, macht es also viel mehr Sinn, Kategorien anzulegen.
Beim Aussortieren und neu Ordnen sind auch die Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese unterscheiden sich bei privaten und geschäftlichen Dokumenten und sollten vorher nachgelesen werden.
Geht es um die digitale Ablage wird genauso vorgegangen. Dokumente, die nicht benötigt werden, können gelöscht werden.
Für Dokumente die aufbewahrt werden sollen, werden entsprechende Ordner angelegt und nach Jahreszahl und Kategorie abgelegt.
Ablagesystem im Büro
Ein gutes Ablagesystem im Büro ist für jedes Unternehmen von existenzieller Bedeutung.
Eine ordentlich funktionierende Ablage im Büro sollte sinnvoll strukturiert und übersichtlich sein. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter die Struktur nachvollziehen kann. Regelmäßiges aussortieren und vernichten von Unterlagen ist notwendig, damit die Ablage keine veralteten Dokumente enthält.
Im folgenden möchte ich euch gerne einen Schritt-für-Schritt Plan näher erläutern, welcher in meinem Büro genutzt wird:
- Bestandsaufnahme der Ablage: Welche Dokumente fallen an? Brauche ich diese Dokumente noch? Wozu brauche ich das Dokument und wie oft?
- Kategorien festlegen: Habe ich alle Dokumente zusammen, kategorisiere ich diese. Zunächst lege ich Hauptgruppen fest, z.B. „Fuhrpark“. In dieser Hauptgruppe sammle ich sämtliche Dokumente die den Fuhrpark betreffen. Die Hauptgruppe kann noch durch Untergruppen gegliedert werden. In der Hauptgruppe „Fuhrpark“ gibt es beispielsweise noch die Untergruppen „Versicherungen“ und „Fahrtenbuch“.
- Struktur festlegen: Sind die Dokumente in Kategorieren, Haupt- und Untergruppen unterteilt, sollte man sich eine sinnvolle Struktur überlegen. Sollen lieber Ordner oder Hängeregister genutzt werden? Wo sollen diese aufbewahrt werden?
- Umsetzen: Hast du dich für eine Ordnerstruktur entschieden, beginnst du mit der Umsetzung. Lege die Beschriftung der Rückenschilder bzw. Register fest, erstelle das Innenleben der Ordner durch Trennblätter und beschrifte diese. Sortiere deine kategorisierten Dokumente so ein, wie du sie im zweiten Schritt untergliedert hast.
In der digitalen Ablage gehe ich genauso vor. Wichtig ist, dass ich die Ordner in der digitalen Ablage genauso benenne, wie ich zuvor meine Ordner beschriftet habe. Auch die Kategorien, Haupt- und Untergruppen bleiben gleich.
Um immer einen Überblick zu behalten, sollte das System beibehalten werden. Dazu eignen sich festgelegte Tage, an denen regelmäßig die gesammelten Dokumente an den richtigen Ort abgelegt werden.
Tipps zur Ablage
Keine Papierstapel: Vermeide große Papierstapel auf deinem Schreibtisch. Hier können wichtige Informationen verloren gehen oder gar Zahlungsfristen verstreichen. Sortiere wichtige Dokumente sofort in den dafür entsprechenden Ordner, unwichtige Dokumente solltest du direkt entsorgen.
Ablagefach: Ich persönlich habe mir ein Ablagefach für Dinge, die noch erledigt werden müssen, angelegt. Das heißt hier lege ich Dokumente wie Rechnungen die noch bezahlt werden müssen, oder eingehende Post welche noch bearbeitet werden muss, ab. Das Ablagefach wird jeden Abend von mir geleert, indem ich die darin enthaltenen Dokumente abarbeite und anschließend in die entsprechenden Ordner abhefte.
80%-Regel: Ist der Ordner oder das Hängeregister zu maximal 80% gefüllt, kommt ein neuer Ordner dran. Warum? Ein randvoller Ordner der bereits überquillt macht die Suche nach einem bestimmten Dokument mühevoll.
Einmal im Quartal sortieren: Damit die Ordner auf dem aktuellen Stand sind und unwichtige Dokumente entsorgt werden, empfehle ich, das Ablagesystem einmal im Quartal zu sortieren. So hält man stets die Ordner schlank und behält den Überblick.
Und zu guter Letzt:
Der leere Schreibtisch: Die letzten 10 Minuten des Arbeitstages sollten damit verbracht werden, den Schreibtisch aufzuräumen. Der Schreibtisch wird dabei komplett leer geräumt. Der nächste Arbeitstag startet so mit einem aufgeräumten Schreibtisch, einem leeren Ablagefach und ohne Papierstapel.
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