Die
Büroorganisation

Büroorganisation hat in erster Linie mit klaren Strukturen und Abläufen zu tun. Das bedeutet, alle anfallenden Aufgaben sollen vor allem durch übersichtliche Abläufe Zeit und Kosten sparen.
Mit der Büroorganisation sind Abläufe gemeint, die regelmäßig aber auch nur zeitweise im Office anfallen.
In vielen Unternehmen gibt es bereits eine gewisse Organisationsstruktur. Dennoch macht es manchmal Sinn, diese weitgehend neu aufzubauen um noch effizienter arbeiten zu können. Die Umstellung zum papierlosen Büro würde beispielsweise eine Neustrukturierung mit sich bringen.
Zur Büroorganisation gehört beispielsweise die Korrespondenz des Unternehmens. Egal ob Schreiben an Geschäftspartner, Rundmails an Mitarbeiter oder Reklamationen bei Lieferanten: die Korrespondenz gehört zu den wesentlichen Bereichen der Büroorganisation.
Bei kleineren Unternehmen gehört auch oft die Verwaltung des Personals dazu, da es in der Regel dafür keine eigene Abteilung gibt. Vom Bewerbermanagement bis zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen: auch das Personalmanagement gehört zur Büroorganisation.
Ebenso das Planen und Organisieren von Events gehört zur Büroorganisation und wird von der Office Managerin erledigt. Eine Messe oder ein Kongress muss langfristig gründlich vorbereitet und geplant werden, damit es am großen Tag keine bösen Überraschungen gibt.
Das Zeitmanagement und damit das Terminmanagement ist auch ein großer Bereich der Büroorganisation. Eine sinnvolle Terminplanung lässt immer Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse zwischen den Terminen. Es muss ein Zyklus für wiederkehrende Aufgaben festgelegt werden, die Urlaubsplanung muss erledigt werden, Termine müssen vor- und nachbereitet werden und nicht zu vergessen müssen auch Vertretungsregelungen definiert werden.